Consejos para calcular presupuestos de proyectos periodísticos

U​no de los grandes desafíos a la hora de encarar los números de un trabajo periodístico es saber preparar un presupuesto para nuestros proyectos y medios. Esto es especialmente clave a la hora de solicitar financiación ante una organización o un fondo. En el último Café de Periodistas del Foro de Cobertura de la Crisis Mundial de Salud de ICFJ e IJNet, Melanie Pragier, directora de finanzas de SembraMedia, abordó este tema y compartió una serie de consejos para lograrlo.

En este enlace se puede visualizar la hoja de cálculo con el modelo de presupuesto que compartió Pragier. En base a este modelo, la directora de finanzas de SembraMedia dio las siguientes recomendaciones para elaborar presupuestos de proyectos periodísticos:
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• Trabajo conjunto. Es clave y de suma importancia que trabajen de manera coordinada los directivos del medio o los líderes designados al proyecto con el área de finanzas, ya que permite proyectar una mirada clara y complementaria, donde cada uno puede aportar algo distinto.
  
  
• Determinar si el proyecto se ejecutará de forma individual o requerirá de una coparticipación por parte del medio y, además, si es importante ofrecer esta coparticipación en la propuesta de presupuesto. Es imprescindible examinar este aspecto. En caso de que sea así, hay que determinar las áreas estratégicas que participarán y en donde las ubicamos dentro del presupuesto, como el tiempo del equipo, habilidades, herramientas, materiales, etc.
  
  
• Utilizar el área de “notas” en la planilla de presupuestos. Esto, para dejar explicada la fórmula operativa que contienen los campos. En caso de pedidos de cambio por el financiador o la cronología, serán de gran ayuda.

 

• Diferenciar las áreas claves. Dentro del presupuesto del proyecto hay que diferenciar áreas, es decir, categorías que se debe tener en cuenta y que forman parte del costo directo:
  - Personal
  - Contratos
  - Tecnología
  - Audiencias
  - Marketing
  - viajes 

Estos son costos indirectos: 

• Auditoría (si es un requisito del proyecto)
• Costos bancarios
• Presupuesto por imprevistos: es necesario dejar reservado entre un 3% a un 5% de los costos directos por cualquier eventualidad.

​El “overhead” o los llamados “costos generales”

“Así le llamamos al porcentaje que le vamos a asignar al proyecto destinado a los gastos administrativos generales de la organización. Este número se calcula en base al total de nuestros gastos”, explicó Pragier. Según dijo, es importante incluir un porcentaje de overhead en todos nuestros proyectos.

Dentro del overhead, los gastos administrativos incluyen, entre otros:

• Mantenimiento y servicios de una oficina
• Estructura de la organización
• Impuestos
• Seguros
• Honorarios legales
• Contadores externos
• Servicios de tecnología (por fuera de cada proyecto)

¿Cómo calculamos el overhead de nuestro medio? 

Para calcular el porcentaje de overhead de la organización se debe dividir los gastos indirectos sobre el resto de gastos directos de la organización (NO del proyecto).

“Podemos hacer el cálculo en base al presupuesto anual o mensual. Mi recomendación es hacer la cuenta de forma anual, basándonos en los gastos del año anterior finalizado. Contamos como gastos indirectos a los gastos administrativos nombrados anteriormente, necesarios para el funcionamiento de nuestro medio por fuera de los proyectos, así como todo otro gasto de la organización es considerado un gasto directo”, añadió Pragier.

Un ejemplo:
Un medio tiene un total de gasto anual de US$310.000:
Los gastos indirectos totalizan US$46.500
US$46.500 / US$310.000 = 15%


​¿Cómo manejar las proyecciones financieras hechas para el proyecto, una vez que este comenzó?

• A través de planillas de seguimiento mensual
• Con instancias de reasignación de dinero por categorías
  

¿El proyecto exige reportes financieros para entregar a los financiadores? Ten en cuenta los siguientes consejos:

• Puedes utilizar reportes mensuales, bimestrales, etc., según los requerimientos de tus financiadores.
• Quizás sea necesario incluir, además, reportes con requisitos como comprobantes de pago por cada gasto realizado.
• Además, es posible que precises enviar copias de contratos formales a todas las personas que participan en el proyecto y/o el personal de la organización asignado.

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Publicado en Ijnet